Innowacje.biz

Platforma usługowa o charakterze społecznościowym, świadcząca wsparcie dla przedsiębiorców, instytucji naukowych oraz otoczenia biznesu.

Opis wybranych funkcjonalności aplikacji wspierającej obsługę sprzedaży

Aplikacja E-firma dedykowana jest małym firmom handlowo-usługowym. Mogą z niej korzystać zarówno zaawansowani, jak i początkujący użytkownicy programów komputerowych. Przyjazny interfejs, brak konieczności instalacji dzięki dostępowi przez przeglądarkę internetową, łatwe użytkowanie oraz wszystkie niezbędne funkcje umożliwiają szybką i niezawodną obsługę działów sprzedaży.

Przykład: Pan Jan prowadzi działalność gospodarczą, która polega na serwisowaniu komputerów i sprzedaży akcesoriów do nich. Do zarządzania bazą towarów, usług, danych o klientach i pracownikach oraz tworzenia dokumentów potwierdzających zawarcie transakcji potrzebuje programu, który łączyłby te podstawowe procesy. Nic prostszego – rejestruje się na platformie LEM i za darmo, korzystając z promocji posługuje się serwisem, jakim jest E-firma.

I. Stworzenie bazy danych o produktach i usługach pana Jana


  • ZdjęcieW tym celu wykorzystuje się zakładkę Asortyment, gdzie wpisuje się takie informacje, jak: nazwa, typ, grupa asortymentowa, cena netto i brutto, opis itp.
  • W zakładce Magazyn wpisuje się liczbę sztuk danego produktu znajdującego się w danym magazynie.





Dane wprowadzone na tym etapie posłużą do generowania zamówień, faktur i rachunków, również dzięki dostępowi aplikacji przez Internet poza siedzibą firmy. Dane o produktach są grupowane i sortowane rosnąco lub malejąco w celu szybkiego znalezienia konkretnej pozycji.

Uwaga: Najpierw tworzymy grupę asortymentową i magazyn, a potem przypisujemy do nich konkretne produkty.

II. Stworzenie baz danych o klientach

Zdjęcie
  • Do zbierania danych o klientach i dostawcach Pan Jan wykorzystuje zakładkę Kontrahenci. W tej części tworzy grupy kontrahentów, np.: dostawcy, stali klienci i przypisuje do nich dane konkretnych podmiotów. Wpisane informacje wykorzystywane będą do zamówień i dokumentów zawarcia transakcji.



Istotna jest kolejność – najpierw tworzy się grupę określającą kontrahentów, a następnie – samego kontrahenta. Pod zakładką Dane handlowe wpisywane są wszelkiego rodzaju dane dotyczące rozliczeń finansowych z kontrahentem. W odpowiednie rubryki należy wprowadzić numer rachunku bankowego, domyślną cenę, rabat, formę i termin płatności.

III. Generowanie dokumentów handlowych.

Zamówienie

Jeśli klient zamawia towar, chce otrzymać potwierdzenie w postaci dokumentu. Taka sytuacja znajduje odzwierciedlenie w aplikacji. Na podstawie tego dokumentu będzie możliwa obsługa transakcji sprzedaży, które zostaną zrealizowane w przyszłości. Do tego celu wykorzystujemy zakładkę Zamówienia.<

Zdjęcie
  • Dokumentom automatycznie przypisywany jest kolejny numer porządkowy. Zamówienie może być wydrukowane bądź zapisane w postaci pliku PDF w celu wysłania go do kontrahenta drogą e-mailową.
  • Listy wyświetlające zamówienia wyposażone są w mechanizm sortowania – wg zadanej kolumny, wyszukiwania wg wprowadzonej frazy, stronicowania pozycji.

Wystawienie dokumentu zamówienia odbywa się w pełni automatycznie. Część pól, takich jak miejsce i data wystawienia, wypełniana jest automatycznie. Poprzez przyciski wyboru dodajemy kontrahenta i produkt/usługę wprowadzone we wcześniejszym etapie.

Faktura

Kolejnym naturalnym krokiem po złożeniu zamówieniu jest jego realizacja zakończona wystawieniem faktury bądź rachunku. Opcja dodawania dokumentów zawarcia transakcji znajduję się po kliknięciu zakładki Sprzedaż

Zdjęcie
  • Okno do wprowadzania danych wyświetlane jest w taki sposób, aby jak najbardziej przypominało papierowy formularz. Jak w poprzednim przypadku przypisywany jest automatycznie unikalny numer. Po zapisaniu, dokument można wydrukować bądź zapisać w formie pliku PDF.






Analogicznie tworzony jest rachunek. Z wyłączeniem pewnych części charakteryzujących dany dokument. Możliwość wystawiania faktur lub rachunków jest uzależniona od formy rozliczania przedsiębiorstwa. Aplikacja nie dopuszcza do wystawiania rachunków i faktur jednocześnie. Jeśli dany przedsiębiorca jest płatnikiem VAT, może wystawiać tylko faktury, jeśli jest zwolniony – tylko rachunki. W zakładce Ustawienia > Dane firmy należy wybrać odpowiednią formę rozliczania.

Do każdej faktury VAT możliwe jest wystawienie korekty. Dzieje się tak w sytuacji, gdy po wystawieniu dokumentu: udzielono rabatów (opustów), podwyższono cenę, stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku itp. bądź zakupiony towar został zwrócony.

IV. Raportowanie sprzedaży

Sprzedaż produktów przynosi zyski i gwarantuje rozwój. Kontrola sprzedaży jest zatem kluczowym czynnikiem dobrze prosperującej firmy i umożliwia planowanie jej celów. Narzędziem do kontroli w eFirmieRaporty. Są one odpowiedzią na pytania: ile, czego i komu sprzedaliśmy w konkretnym przedziale czasowym.

Zdjęcie
  • System umożliwia sporządzanie następujących zestawień: bilans, sprzedaż w okresie, wg asortymentu, kontrahentów, rejestr należności, płatności, stan magazynowy, a także zobrazować sprzedaż na wykresie.





Rys. Wykres przedstawia wartość sprzedaży brutto i netto w poszczególnych dniach. Można również zaprezentować dane w ujęciu miesięcznym.


W celu zaprezentowania oferty klientom generowany jest także cennik, który można przekazać klientowi w formie papierowej bądź elektronicznej. Zestawienia są prezentowane jako tabele zapisane w formacie PDF.

V. Jak są chronione bazy danych ?

Ważnym elementem jest ochrona danych osobowych kontrahentów. Za dane biznesowe odpowiada operator – jest on przygotowany do tego zadania w sposób lepszy niż statystyczny przedsiębiorca, którego dane z reguły są przechowywane na komputerach słabo chronionych.